Jak zorganizować wystawę za granicą? Nasze lekcje z Mediolanu

Zacznijcie od koncepcji, która połączy prace

Pierwsze rozmowy o wystawie prowadziłyśmy z Nicolą Jęsiak, ówczesną wiceprezeską TWÓR, jesienią 2025 roku. Stowarzyszenie działało wtedy zaledwie od kilku miesięcy, a my już chciałyśmy zaprezentować polski design kolekcjonerski międzynarodowej publiczności.

Punktem wspólnym stała się natura. Interesowały nas odniesienia do roślin, grzybów, zwierząt, ludzkiego ciała i struktur skalnych. Wokół tego tematu połączyłyśmy twórczość osób należących do TWÓR z pracami zaproszonych artystów.

Zależało nam na doświadczeniu angażującym kilka zmysłów. W galerii pojawiły się żywy mech, zapach o leśnych i drzewnych nutach oraz muzyka skomponowana specjalnie na tę okazję przez Michała Szyca. Wykorzystał w niej między innymi odgłosy ptaków, wody i owadów, które nagrywaliśmy podczas wspólnych spacerów.

W lutym i marcu wspólnie z Kamą Wróbel rozwijałyśmy koncepcję kuratorską i wizualną. Jasno określony temat pomagał nam myśleć o całej ekspozycji: wyborze prac, ich sąsiedztwie, aranżacji i atmosferze.

Dlatego na początku spróbujcie opowiedzieć o swojej wystawie w kilku zdaniach. Co łączy obiekty? Jakie doświadczenie chcecie zaproponować odwiedzającym? Do kogo kierujecie tę opowieść? Odpowiedzi przydadzą się później także podczas przygotowywania portfolio i rozmów z galeriami.

Wybierzcie galerię z myślą o swoich odbiorcach

Początkowo byłam przekonana, że powinniśmy szukać miejsca w Brerze. Z wcześniejszych wizyt w Mediolanie pamiętałam przede wszystkim tłumy. Wydawało mi się, że tak duży ruch będzie dla nas ogromną szansą.

Pierwsze oferty najmu szybko zweryfikowały nasze możliwości finansowe. Ważniejsza zmiana przyszła jednak po rozmowie z Anną Rogozińską i Małgorzatą Truszkowską z Polish Creative Center in Milan.

Poznałyśmy je dzięki kontaktowi z Instytutu Adama Mickiewicza. Dziewczyny podzieliły się własnymi doświadczeniami: w ich przypadku to obecność w 5VIE przyniosła wartościowe współprace i sprzedaż prac. Zaczęłyśmy więc szukać przestrzeni właśnie tam.

Ostatecznie trafiliśmy do Gilda Contemporary Art przy Via San Maurilio 14. W dotarciu do galerii bardzo pomogły nam Ania i Gosia. Potrzebowałyśmy jednak dobrze przygotowanego portfolio, które pokazywało jakość prac i sens całego projektu.

Z tej historii wyniosłam prostą wskazówkę: przy wyborze lokalizacji pytajcie o ludzi, którzy do niej przychodzą. Dla artysty oferującego unikatowe obiekty ważna może być możliwość spokojnej rozmowy z kolekcjonerem, architektem czy właścicielem galerii.

Szukajcie też osób znających lokalne środowisko. W naszym przypadku współpraca z PCCM objęła później wzajemną promocję i połączenie transportu. Dzielenie się kontaktami oraz zasobami miało bardzo konkretny organizacyjny sens.

Rozpiszcie budżet wystawy razem z terminami płatności

Na wyniki dofinansowania z Instytutu Przemysłów Kreatywnych czekałyśmy do połowy lutego. Wciąż trwało też oczekiwanie na decyzję Instytutu Adama Mickiewicza. Tymczasem kwietniowy termin wystawy pozostawał bez zmian.

Na najbardziej intensywną część organizacji mieliśmy około półtora miesiąca. Sam pomysł rozwijaliśmy od jesieni, ale właśnie końcówka wymagała podejmowania wielu decyzji jednocześnie.

Po informacji o przyznanej dotacji wycofał się sponsor. Zabrakło czasu na dopięcie umów sponsorskich i trzeba było ponownie szukać sposobu na sfinansowanie projektu. Pod koniec marca mieliśmy już potwierdzone wsparcie wyjazdu z programu „Kultura Polska na Świecie” Instytutu Adama Mickiewicza.

Był jednak jeszcze jeden problem: terminy przelewów.

Większość kosztów przygotowania wystawy trzeba było ponieść przed wpływem dofinansowania. Najem galerii, przewóz prac czy kolejne etapy realizacji nie mogły czekać. W moim przypadku oznaczało to czasowe zaangażowanie prywatnych pieniędzy i dodatkowe napięcie.

Dziś obok kosztorysu przygotowałabym od razu kalendarz płatności. Przy każdej pozycji warto zapisać:

• ile trzeba zapłacić,
• do kiedy,
• z jakich dostępnych wtedy środków,
• co zrobimy, jeśli finansowanie przyjdzie później lub zmieni się koszt.

Uwzględnijcie również rezerwę na nieprzewidziane sytuacje. Nam bardzo jej zabrakło przy transporcie. Warto wiedzieć wcześniej, jaki wydatek jesteście w stanie udźwignąć, zanim pojawi się konieczność podejmowania decyzji z dnia na dzień.

Zadbajcie o umowy i dokumentację na początku przygotowań

Już podczas pisania wniosku zobaczyłyśmy, jak wiele pytań pojawia się wokół zagranicznej wystawy. Jak ustalić zasady współpracy z galerią? Kto odpowiada za obiekt na poszczególnych etapach? Jak uporządkować kwestie transportu, ubezpieczenia i praw autorskich?

Chciałyśmy, żeby doświadczenie zdobyte przy tym projekcie przydało się także innym twórcom. Tak narodził się pomysł Pakietu Gotowości Eksportowej.

Do współpracy zaprosiłam Katarzynę Zalasińską, prawniczkę zajmującą się prawem kultury i obrotem dziełami sztuki. Następnie dołączyła Natalia Deptała, która przygotowała dokumenty i wzory umów oraz poprowadziła wykłady w Concordia Design podczas Nocy Muzeów.

Zachęcam was, żeby kwestie dokumentów pojawiły się w harmonogramie odpowiednio wcześnie. Łatwiej planować wspólne przedsięwzięcie, kiedy wiadomo, na jakich zasadach przekazujecie prace, kto za co odpowiada i czego oczekują strony współpracy.

Pakiet Gotowości Eksportowej dla artystów i twórców sztuki użytkowej udostępniamy bezpłatnie na stronie TWÓR.

Podzielcie obowiązki i policzcie również własny czas

W pierwszej fazie wspólnie z Nicolą pisałyśmy wnioski i szukałyśmy wsparcia. Później większość bieżącej koordynacji prowadziłam już sama. Równolegle miałam przygotować własne obiekty.

Do pogodzenia były potrzeby artystów, zaproszonych twórców, galerii, instytucji finansujących oraz partnerów wystawy, marek ORSKA i KROSNO GLASS. Każda z tych współprac wymagała kontaktu, ustaleń i dopilnowania szczegółów.

Do tego dochodziły katalog, karty obiektów, zaproszenia, aranżacja, noclegi i dziesiątki spraw pojawiających się po drodze. Telefon bardzo rzadko odpoczywał. Ja też.

Przed kolejnym projektem dokładniej rozdzieliłabym odpowiedzialność za poszczególne obszary. Warto ustalić, kto prowadzi kontakt z artystami, kto pilnuje przewozu, kto odpowiada za materiały promocyjne, a kto podejmuje końcowe decyzje dotyczące ekspozycji.

Uwzględnijcie przy tym rzeczywisty czas potrzebny na pracę twórczą i odpoczynek. Jeśli jedna osoba ma koordynować całe przedsięwzięcie, odbierać wszystkie telefony i jeszcze wieczorami wykańczać własne obiekty, jej możliwości szybko stają się bardzo ograniczone. Dziś dużo poważniej traktuję tę część planowania.

Noclegi i promocję przygotujcie z wyprzedzeniem

Mieszkania dla zespołu szukałam w marcu. Przy wydarzeniu tej skali dostępność była już niewielka, a ceny bardzo wysokie. Udało się znaleźć świeżo dodaną ofertę z dobrym dojazdem metrem, ale było w tym sporo szczęścia i pewne ryzyko związane z brakiem wcześniejszej historii najmu.

Jeśli tylko pozwalają na to warunki projektu, szukajcie noclegów wiele miesięcy wcześniej. Potrzebujecie przecież miejsca dla ludzi, którzy będą pracować przy montażu i obsłudze wystawy.

Podobnego wyprzedzenia wymaga komunikacja. Do redakcji odzywałyśmy się już w listopadzie, kiedy projekt dopiero nabierał kształtu. Udało się uzyskać między innymi patronat ELLE Decoration.

Później przygotowywałam katalog, materiały o pracach oraz zaproszenia dla mediów, architektów i twórców internetowych. Te zadania potrafią zająć całe dni, zwłaszcza kiedy zbiegają się z ostatnimi przygotowaniami w pracowni. Dobrze mieć dla nich osobne miejsce w harmonogramie i konkretną osobę odpowiedzialną za realizację.

Przy transporcie prac liczą się wymiary opakowań

Przed pakowaniem poprosiłam artystów o umieszczenie na skrzyniach i kartonach zdjęć znajdujących się w środku obiektów. Do prac miały być dołączone instrukcje montażu i obsługi. Przy późniejszym rozpakowywaniu bardzo doceniliśmy tę decyzję.

Za mało dokładnie policzyliśmy natomiast przestrzeń potrzebną w samochodzie. Planowany wspólny transport okazał się zbyt mały. Wynajęcie większego auta na ostatnią chwilę uratowało wyjazd, ale mocno obciążyło budżet.

Dlatego listę prac warto zamknąć z wyprzedzeniem i zebrać rzeczywiste wymiary gotowych opakowań. Wielkość rzeźby czy stolika to jedno, a skrzynia zabezpieczająca je w drodze zajmuje kolejne miejsce.

Przygotujcie informacje o każdej przesyłce: co zawiera, jakie ma wymiary i czego wymaga przy przenoszeniu oraz montażu. Pozwoli to konkretniej ustalić warunki z przewoźnikiem i przygotować zespół do odbioru.

Rozpiszcie montaż, zanim spotkacie się w galerii

Na ustawienie ekspozycji mieliśmy dwa dni. Transport zapowiedziany na 8:00 dotarł około 15:00. Duża część pierwszego dnia przepadła, a pod galerią czekały ciężkie palety i skrzynie. W ograniczonym budżecie nie było już miejsca na lokalną ekipę techniczną.

Pomagały mi artystki uczestniczące w wystawie. Dopiero podczas pracy zobaczyłyśmy, że wcześniej zabrakło dokładnego omówienia zakresu pomocy i wysiłku fizycznego, jaki będzie potrzebny.

Podobnie wyglądało ustawianie obiektów. Galeria była niewielka, prac dużo, a pomysły na ich rozmieszczenie różne. Jako kuratorka musiałam podejmować ostateczne decyzje w warunkach dużej presji czasu.

Przy kolejnym wyjeździe przygotowałabym szczegółowy plan z wymiarami i miejscem dla każdej pracy. Rozesłałabym go uczestnikom przed podróżą, razem z podziałem obowiązków.

Warto wcześniej ustalić, kto rozpakowuje i przenosi obiekty, kto je składa, kto zajmuje się aranżacją i do kogo kierować pytania. Dzięki temu każdy wie, jakiej pracy się podejmuje.

Znajdźcie miejsce na puste skrzynie

Ten punkt zasługuje na osobny akapit, bo bardzo łatwo go przeoczyć.

Po rozpakowaniu wystawy zostają kartony, palety i drewniane skrzynie. Będą potrzebne do drogi powrotnej, a jednocześnie zajmują sporo miejsca. Trzeba ustalić z galerią, czy ma przestrzeń na ich przechowanie, i uwzględnić to w logistyce.

Nam pomógł kierowca, który pozostawał w Mediolanie przez cały czas trwania wydarzenia. Zgodził się przechować opakowania w samochodzie. To rozwiązanie uratowało sytuację na miejscu. Dziś uzgodniłabym je jeszcze przed załadunkiem w Polsce.

Otwarcie wystawy rozpoczyna kolejny etap pracy

20 kwietnia otworzyliśmy galerię. Po wszystkich przygotowaniach mogliśmy wreszcie zobaczyć gotową przestrzeń: obiekty ustawione blisko siebie, mech, drewniane podstawy, zapach lasu i muzykę Michała.

Nawet ten efekt miał swoją codzienną obsługę. Żywy mech trzeba było rano podlewać, a przez cały tydzień ktoś z nas dyżurował w galerii.

Przychodzili architekci, kuratorzy, właściciele galerii i kolekcjonerzy z Europy, Stanów Zjednoczonych oraz Azji. Oprowadzaliśmy ich, przygotowywaliśmy wyceny i zapisywaliśmy kontakty. 24 kwietnia odbyło się także spotkanie z osobami ze świata mediów, sztuki i designu.

Wśród odwiedzających znalazła się Olga Brzezińska z Instytutu Adama Mickiewicza. Rozmawiałyśmy o dalszych działaniach międzynarodowych. Pojawiły się również propozycje dalszej współpracy ze strony galerii.

To ważna część planowania: zostawcie zespołowi zasoby na obecność podczas wydarzenia. Przydadzą się czas na rozmowy, znajomość prezentowanych prac i gotowe materiały, do których można później wrócić.

Po wystawie wróćcie do poznanych osób

26 kwietnia zakończyliśmy prezentację w Mediolanie. Ekspozycja pojechała następnie do Concordia Design we Wrocławiu, gdzie pokazywaliśmy ją od końca kwietnia do połowy maja.

Zmiana przestrzeni wymagała nowego podejścia do aranżacji. Obiekty, które tworzyły gęstą kompozycję w kameralnej galerii, trzeba było inaczej rozmieścić w dużej sali. Jeśli planujecie kolejne odsłony wystawy, uwzględnijcie czas na takie dostosowanie.

Równolegle zaczęła się praca z kontaktami z Mediolanu. Wysyłanie podziękowań, portfolio, ofert i odpowiedzi na pytania zajęło kolejne miesiące. Warto uwzględnić ten etap już podczas planowania całego przedsięwzięcia.

Wizyta na wystawie może rozpocząć znajomość, ale jej rozwinięcie wymaga późniejszych rozmów. O nich łatwo zapomnieć, gdy po powrocie czeka na was własna pracownia i następne obowiązki.