Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub sposobu wykorzystywania danych można skontaktować się z nami pod wskazanym wyżej adresem e-mail albo korespondencyjnie na adres siedziby Stowarzyszenia.

2. Kogo dotyczy Polityka prywatności

Polityka dotyczy w szczególności:

• osób odwiedzających stronę internetową;
• osób kontaktujących się ze Stowarzyszeniem przez formularz, e-mail, telefon lub media społecznościowe;
• klientów sklepu internetowego oraz osób składających zapytania o produkty;
• osób zakładających konto klienta, jeżeli funkcja konta jest dostępna;
• osób zapisujących się do newslettera;
• artystów i twórców przesyłających zgłoszenie do Stowarzyszenia;
• członków Stowarzyszenia oraz osób współpracujących z TWÓR;
• osób biorących udział w wydarzeniach, wystawach, warsztatach lub innych projektach organizowanych przez Stowarzyszenie, jeżeli zapisy odbywają się za pośrednictwem strony.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony i usług Stowarzyszenia. Możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy, nazwa pracowni, marka lub pseudonim artystyczny;
• dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, adres dostawy lub adres do wystawienia dokumentu sprzedaży;
• dane rozliczeniowe i transakcyjne, takie jak dane do faktury, NIP, informacje o zamówieniu, wybranej płatności, statusie płatności i dostawie;
• dane dotyczące zakupionych produktów, odstąpień od umowy, zwrotów, reklamacji i prowadzonej korespondencji;
• dane przekazywane w formularzu kontaktowym, w tym temat i treść wiadomości;
• dane przekazywane w formularzu zgłoszeniowym dla artystów, w tym informacje o wykształceniu, doświadczeniu, praktyce twórczej, wykorzystywanych materiałach, działalności sprzedażowej, dyspozycyjności i motywacji;
• portfolio, fotografie prac, pliki graficzne, pliki PDF, odnośniki do stron internetowych i profili społecznościowych;
• dane związane z członkostwem w Stowarzyszeniu, w tym informacje zawarte w deklaracji członkowskiej oraz dane dotyczące opłacania składek;
• dane związane z subskrypcją newslettera, takie jak adres e-mail, imię, data zapisu, źródło zapisu i informacje pozwalające udokumentować udzieloną zgodę;
• dane techniczne, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, data i godzina odwiedzin, adres odwiedzanej podstrony, źródło wejścia i logi serwera;
• identyfikatory internetowe oraz informacje o sposobie korzystania ze strony, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na analityczne lub marketingowe pliki cookies.

Nie prosimy o przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o zdrowiu, przekonaniach, pochodzeniu etnicznym, orientacji seksualnej lub poglądach politycznych. Prosimy, aby nie zamieszczać takich informacji w formularzach, wiadomościach, biografiach ani przesyłanych plikach, jeżeli nie jest to rzeczywiście konieczne.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Kontakt i udzielanie odpowiedzi

Dane przekazane przez formularz kontaktowy, wiadomość e-mail, telefon lub media społecznościowe przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji i obsługi zgłoszonej sprawy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi. Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.2. Obsługa zamówień w sklepie internetowym

Dane klientów przetwarzamy w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, potwierdzenia jego warunków, przyjęcia płatności, zorganizowania dostawy, kontaktu w sprawie zamówienia oraz wykonania umowy sprzedaży.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą.

4.3. Rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne

Dane dotyczące sprzedaży i płatności przetwarzamy również w celu wystawiania dokumentów sprzedaży, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej oraz wykonania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

4.4. Dostawa produktów

W celu dostarczenia zamówienia możemy przekazać niezbędne dane kontaktowe i adresowe przewoźnikowi, firmie kurierskiej, operatorowi pocztowemu, podmiotowi realizującemu transport specjalistyczny albo innemu podmiotowi odpowiedzialnemu za uzgodnioną formę dostawy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy sprzedaży.

4.5. Zwroty, odstąpienia od umowy i reklamacje

Dane przetwarzamy w celu przyjmowania i rozpatrywania odstąpień od umowy, zwrotów, reklamacji i innych roszczeń związanych ze sprzedażą.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków wynikających z prawa konsumenckiego oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4.6. Konto klienta, koszyk i funkcje sklepu

Jeżeli użytkownik korzysta z konta klienta, koszyka lub innych funkcji sklepu, dane mogą być przetwarzane w celu utrzymania sesji, zapamiętania produktów, zapewnienia dostępu do historii zamówień i obsługi konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie funkcji niezbędnych do skorzystania ze sklepu oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu.

4.7. Newsletter

Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera, jego dane wykorzystujemy w celu przesyłania informacji o działalności Stowarzyszenia, wystawach, wydarzeniach, konkursach, szkoleniach, warsztatach, nowych publikacjach, projektach i innych aktualnościach związanych z działalnością TWÓR.

Zapis do newslettera jest dobrowolny. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie przez skorzystanie z odnośnika rezygnacji znajdującego się w wiadomości albo przez kontakt ze Stowarzyszeniem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na przesyłanie informacji handlowych lub marketingowych zgodnie z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

4.8. Zgłoszenia artystów i nabór do Stowarzyszenia

Dane przesłane w formularzu zgłoszeniowym przetwarzamy w celu przyjęcia zgłoszenia, oceny portfolio, doświadczenia i profilu twórczego, przeprowadzenia procesu naboru, kontaktu z kandydatem oraz podjęcia decyzji dotyczącej członkostwa lub współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na przeprowadzeniu naboru i ocenie zgłoszeń osób zainteresowanych członkostwem lub współpracą.

Jeżeli kandydat zostanie przyjęty do Stowarzyszenia, jego dane mogą być następnie przetwarzane w celu prowadzenia dokumentacji członkowskiej, organizacji działalności Stowarzyszenia, komunikacji z członkami, rozliczania składek oraz realizacji obowiązków statutowych i prawnych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, w zależności od rodzaju danych i celu ich wykorzystywania.

4.9. Wykorzystanie fotografii prac i materiałów artystycznych

Fotografie prac, portfolio, imię i nazwisko, pseudonim, biografia oraz inne materiały związane z działalnością twórczą mogą być wykorzystywane w komunikacji Stowarzyszenia wyłącznie na podstawie odpowiedniej zgody, umowy, licencji albo innej właściwej podstawy prawnej.

Szczegółowy zakres korzystania z utworów i fotografii, w tym pola eksploatacji, czas, terytorium, sposób oznaczania autora oraz możliwość wykorzystywania materiałów na stronie, w mediach społecznościowych, katalogach, publikacjach i materiałach promocyjnych, powinien wynikać z odrębnej zgody lub umowy licencyjnej.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wykorzystywanie materiałów odbywa się na podstawie zgody, albo art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, jeżeli wynika z zawartej umowy, licencji lub uzgodnionej współpracy.

4.10. Statystyka i analiza korzystania ze strony

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na analityczne pliki cookies, możemy analizować sposób korzystania ze strony, popularność poszczególnych podstron, źródła odwiedzin oraz podstawowe informacje techniczne o urządzeniu i przeglądarce. Dane te pomagają nam rozwijać stronę, poprawiać jej działanie i oceniać skuteczność publikowanych treści.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda udzielona zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

4.11. Marketing i media społecznościowe

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na marketingowe pliki cookies, możemy korzystać z narzędzi pozwalających mierzyć skuteczność kampanii, tworzyć grupy odbiorców reklam i kierować komunikację do osób, które wcześniej odwiedziły naszą stronę.

Korzystanie z takich narzędzi może wiązać się z przekazywaniem identyfikatorów internetowych i informacji o aktywności dostawcom platform reklamowych, w szczególności Meta Platforms Ireland Limited.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda udzielona zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

4.12. Bezpieczeństwo strony i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne, adresy IP i logi serwera mogą być przetwarzane w celu zabezpieczenia strony, wykrywania błędów, zapobiegania oszustwom, atakom, spamowi i innym nadużyciom oraz zapewnienia ciągłości działania serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa strony, danych i użytkowników.

4.13. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane, jeżeli jest to konieczne do udokumentowania określonych zdarzeń, ustalenia roszczeń, ich dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych sytuacjach jest konieczne:

• bez danych kontaktowych możemy nie być w stanie odpowiedzieć na wiadomość;
• bez danych oznaczonych jako wymagane nie będzie możliwe złożenie i wykonanie zamówienia;
• podanie danych do dokumentu księgowego może być obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa;
• bez danych wymaganych w formularzu zgłoszeniowym nie będzie możliwe przeprowadzenie oceny zgłoszenia do Stowarzyszenia;
• podanie adresu e-mail w celu otrzymywania newslettera jest całkowicie dobrowolne.

6. Źródła danych

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności przez formularze, wiadomości, zamówienia, zgłoszenia i przekazane pliki.

Dane techniczne mogą być zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony. Jeżeli jest to konieczne do realizacji zamówienia lub współpracy, dane mogą zostać przekazane również przez osobę składającą zamówienie, członka Stowarzyszenia, współpracującego twórcę albo podmiot występujący w imieniu osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli otrzymujemy dane od innej osoby, prosimy ją o upewnienie się, że jest uprawniona do ich przekazania oraz że osoba, której dane dotyczą, otrzymała informacje o sposobie ich przetwarzania.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu. Odbiorcami danych mogą być:

• osoby upoważnione przez Stowarzyszenie, w tym członkowie zarządu oraz osoby zaangażowane w obsługę sklepu, naboru, projektów i komunikacji;
• dostawcy hostingu, serwerów, poczty elektronicznej i kopii zapasowych, w tym OVH;
• podmioty zapewniające obsługę techniczną strony, systemu WordPress, WooCommerce, formularzy, zabezpieczeń i wykorzystywanych wtyczek;
• dostawca narzędzia do obsługi newslettera, w tym systemu MailPoet, jeżeli uczestniczy w wysyłce wiadomości lub przechowywaniu danych;
• operatorzy płatności, banki i inne podmioty uczestniczące w obsłudze wybranej metody płatności;
• firmy kurierskie, operatorzy pocztowi, przewoźnicy i podmioty świadczące specjalistyczny transport produktów;
• biuro księgowe, doradcy podatkowi, prawnicy, ubezpieczyciele i inni profesjonalni doradcy;
• twórcy, producenci lub pracownie uczestniczące w wykonaniu albo realizacji konkretnego zamówienia, jeżeli przekazanie danych jest konieczne do prawidłowego wykonania umowy;
• Google Ireland Limited, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na korzystanie z Google Analytics lub innych usług Google;
• Meta Platforms Ireland Limited, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na marketingowe pliki cookies albo skontaktuje się ze Stowarzyszeniem przez serwis Facebook lub Instagram;
• organy publiczne, sądy i inne uprawnione instytucje, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz Stowarzyszenia otrzymują dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań. W zależności od charakteru współpracy działają na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych albo jako odrębni administratorzy.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich innym podmiotom do ich własnych celów marketingowych bez odpowiedniej podstawy prawnej.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy wykorzystywanych narzędzi, w szczególności Google i Meta, mogą przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym EU-US Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca posiada aktualny certyfikat;
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• innego zgodnego z prawem mechanizmu transferowego oraz, w razie potrzeby, dodatkowych środków ochrony.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się ze Stowarzyszeniem.

9. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy lub potrzebny do ochrony przed roszczeniami.

• Dane z formularza kontaktowego i korespondencji przechowujemy przez czas prowadzenia sprawy, a następnie co do zasady przez okres do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli korespondencja dotyczy umowy, reklamacji lub możliwych roszczeń.
• Dane dotyczące zamówień przechowujemy przez okres wykonania umowy, a następnie przez czas wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych, co do zasady przez 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami.
• Dane związane ze zwrotem, odstąpieniem, reklamacją lub roszczeniem przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia.
• Dane konta klienta przechowujemy do czasu jego usunięcia, a po usunięciu wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania obowiązków prawnych i ochrony przed roszczeniami.
• Dane newsletterowe przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera. Informację pozwalającą udokumentować udzieloną i wycofaną zgodę możemy przechowywać do upływu terminu przedawnienia możliwych roszczeń.
• Dane kandydatów do Stowarzyszenia, w tym portfolio i załączniki, przechowujemy przez okres prowadzenia naboru oraz maksymalnie przez 6 miesięcy od przekazania decyzji, chyba że osoba wyrazi odrębną zgodę na dłuższe przechowywanie danych albo zostanie przyjęta do Stowarzyszenia.
• Dane członków Stowarzyszenia przechowujemy przez okres członkostwa, a następnie przez czas wymagany przez przepisy i potrzebny do ochrony przed roszczeniami.
• Materiały artystyczne, fotografie i dane publikowane na podstawie licencji lub umowy przechowujemy przez okres wynikający z udzielonej zgody, zawartej umowy lub licencji, a następnie w zakresie niezbędnym do udokumentowania praw do ich wykorzystania.
• Dane związane z cookies analitycznymi i marketingowymi przechowujemy przez okres wskazany w ustawieniach danego narzędzia i Polityce plików cookies, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do wskazanego celu.
• Logi techniczne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów i ochrony przed nadużyciami.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• prawo usunięcia danych;
• prawo ograniczenia przetwarzania;
• prawo przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny bez konieczności jego dodatkowego uzasadniania. W przypadku innych celów opartych na prawnie uzasadnionym interesie prosimy o wskazanie szczególnej sytuacji uzasadniającej sprzeciw.

W celu realizacji praw należy napisać na adres: kontakt@twor-stowarzyszenie.pl. Jeżeli będzie to konieczne do ochrony danych, możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

11. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do:

Zachęcamy również do wcześniejszego kontaktu ze Stowarzyszeniem, abyśmy mogli wyjaśnić sprawę i odpowiedzieć na zgłoszone zastrzeżenia.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Po wyrażeniu zgody na marketingowe pliki cookies dostawcy narzędzi reklamowych mogą tworzyć profile zainteresowań na podstawie aktywności użytkownika. Takie profilowanie służy dopasowaniu lub pomiarowi reklam, ale samo w sobie nie powoduje podjęcia przez Stowarzyszenie decyzji wywołującej wobec użytkownika skutki prawne.

13. Pliki cookies i podobne technologie

Strona wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Są to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika albo odczytywane z tego urządzenia podczas korzystania ze strony.

13.1. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do prawidłowego działania strony, utrzymania sesji, obsługi koszyka, zapisania wyboru ustawień prywatności, zapewnienia bezpieczeństwa albo dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.

Podstawa prawna dostępu do informacji w urządzeniu: art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Podstawa przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od celu.

13.2. Cookies analityczne

Cookies analityczne mogą być wykorzystywane do pomiaru odwiedzin i sposobu korzystania ze strony. Mogą obejmować narzędzia Google Analytics. Są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

13.3. Cookies marketingowe

Cookies marketingowe mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, tworzenia grup odbiorców i prezentowania dopasowanej komunikacji. Mogą obejmować narzędzia Meta. Są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

13.4. Zarządzanie zgodą

Podczas pierwszej wizyty użytkownik może zaakceptować wszystkie opcjonalne kategorie, odmówić ich wykorzystania albo wybrać określone ustawienia. Brak zgody nie powinien uniemożliwiać korzystania z podstawowej treści strony i sklepu.

Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać przez funkcję „Zarządzaj zgodą” dostępną na stronie. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

Szczegółowe informacje o wykorzystywanych cookies, ich dostawcach, celach i czasie działania znajdują się w Polityce plików cookies .

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Środki te są dobierane z uwzględnieniem charakteru danych, zakresu przetwarzania i możliwego ryzyka.

W szczególności stosujemy szyfrowanie połączenia SSL/TLS, kontrolę dostępu do panelu administracyjnego, indywidualne konta użytkowników, ograniczenie uprawnień, aktualizacje oprogramowania, zabezpieczenia strony i serwera oraz kopie zapasowe.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań i zostały zobowiązane do zachowania poufności.

15. Odnośniki do innych stron

Strona może zawierać odnośniki do serwisów zewnętrznych, w szczególności stron artystów, instytucji, partnerów, galerii oraz serwisów społecznościowych. Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane są przetwarzane na zasadach określonych przez jego właściciela.

Zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności danego serwisu przed przekazaniem mu danych.

16. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, zakresu działalności Stowarzyszenia, sposobu funkcjonowania sklepu, formularzy, systemu newsletterowego, wykorzystywanych narzędzi lub podmiotów uczestniczących w przetwarzaniu danych.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Jeżeli zmiana będzie istotna dla osób, których dane dotyczą, możemy poinformować o niej również w inny odpowiedni sposób.